Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร
Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร

รวมวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการจัดการเอกสารบริษัท

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับเมื่อเปลี่ยนเอกสารเกี่ยวกับพนักงานทั้งหมดในบริษัทให้เป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัล​

สภาพแวดล้อมสำนักงานที่รวดเร็วมากขึ้นในปัจจุบัน การลดเวลาขบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเป็นส่วนที่จำเป็นในการรักษาจังหวะ การเริ่มปฏิบัติอาจจะเป็นงานที่ท่วมท้นในตอนแรก แต่หากเริ่มเปลี่ยนแปลงจัดการไปเรื่อยๆ มั่นใจได้เลยว่าคุณจะตามทัน และก้าวผ่านประสิทธิภาพที่ลูกค้าทั้งหลายให้ความคาดหวังจากคุณสิ่งที่เจ้าของธุรกิจมักเกิดความกังวลในการจัดการพื้นที่เอกสารได้แก่:

▪ จงมั่นใจว่าองค์กรใช้ทรัพยากรดิจิตอลได้เป็นประโยชน์มากที่สุด

▪ การลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษขององค์กร

▪ ตรวจสอบให้แน่ว่ามีระเบียบที่พร้อมแล้วสำหรับการจัดการ สนับสนุน และจัดเก็บเอกสารดิจิตอล หรือไฟล์ต่างๆ

▪ การลดเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการจัดการงานเหล่านี้ เพื่อที่เป็นการกำหนดที่ถูกต้อง และเป็นการจัดการส่วนสำคัญขององค์กร

 

วิธีต่างๆที่องค์กรสามารถปรับปรุงการจัดการเอกสารมีดังต่อไปนี้

1. สร้างระบบที่เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการไฟล์และการตั้งชื่อไฟล์การสร้างระบบทั่วไปสำหรับการตั้งชื่อไฟล์จริงๆที่เสร็จแล้วเป็นจุดเริ่มที่ดี หากผู้คนในองค์กรของคุณทำการแปลงไฟล์เอง ในตอนแรกคุณควรตรวจสอบให้แน่ว่าทุกคนรู้ว่าไฟล์เหล่านี้ควรไปอยู่ที่ไหน เพื่อเป็นการง่ายสำหรับพนักงานคนอื่นๆ หรือลูกค้า ที่จะวางไฟล์นั้นๆ สำหรับเอกสารภายใน ทางที่ดีที่สุดอาจจะเป็นการแยกใบแจ้งหนี้ ข้อเสนอ และเอกสารอื่นๆตามประเภทไว้ในโฟลเดอร์ของมัน

 

2. หากบริษัทของคุณมีความจำเป็นในการแปลงไฟล์อยู่เรื่อยๆ ลองทำการตรวจสอบว่าการแปลงไฟล์เป็นชุดอาจจะเหมาะสมการแปลงไฟล์เป็นชุดคือขบวนการการแปลงเอกสาร หรือไฟล์เยอะๆในครั้งเดียว แทนที่จะทำแค่เวลาจำเป็น วิธีนี้จะเป็นวิธีที่สะดวกมากอย่างแน่นอนสำหรับบริษัทที่ต้องการแปลงไฟล์เยอะๆ หรือการแปลงเอกสาร การแปลงไฟล์เป็นชุดสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรขององค์กรได้มหาศาล และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการจัดการเอกสารและข้อมูลลูกค้าภายในของบริษัท

 

3. เช่นเดียวกัน ลองพิจารณาขั้นตอนการแปลงไฟล์อัตโนมัติ บริษัทที่จัดการเอกสารจำนวนมาก (อุตสาหกรรมการเงิน, อุตสาหกรรมการแพทย์ และอื่นๆ) บางครั้งอาจจะต้องใช้การแปลงไฟล์อัตโนมัติอยู่เรื่อยๆ ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจจะได้รับข้อมูลในรูปแบบไฟล์นามสกุลเดียว และจำเป็นต้องแปลงไฟล์นั้นอัตโนมัติเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง ด้วยเหตุนี้การแปลงไฟล์อัตโนมัติจึงเป็นวิธีที่โดดเด่นในการปรับปรุงการจัดการเอกสารในสภาพแวดล้อมการทำงานของบริษัท

 

4. กำจัดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นโดยการใช้ไฟล์ที่จะยึดตามรูปแบบเดิมเมื่อเปิดในอุปกรณ์และระบบปฏิบัติการทุกรูปแบบ ตัวอย่างเช่น การใช้ไฟล์นามสกุล PDF ให้ประโยชน์มหาศาลมากมายในการแบ่งปันเมื่อเปรียบเทียบกับเอกสาร Microsoft Word ในขณะที่ทั้งสองนามสกุลมีพบเห็นได้ทั่วไป รูปแบบของเอกสาร PDF จะยังคงอยู่เหมือนเดิมในทุกอุปกรณ์ ทุกระบบปฏิบัติการ ทุกขนาดหน้าจอ และปัจจัยอื่นๆ

 

5. เลิกใช้การแปลงไฟล์ฟรีบนเว็บสำหรับธุรกิจของคุณ แน่นอนว่าเว็บแปลงไฟล์เป็นเป้าหมายที่เหมาะสมสำหรับการใช้เองที่บ้าน อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว การใช้ควรมีการกีดกันในสภาพแวดล้อมของบริษัท

 

แหล่งที่มา: https://www.peernet.com/ways-to-improve-company-document-management 

ALL RIGHTS RESERVED © 2016 K&O Systems and Consulting Co., Ltd.

Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร