Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร
Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร

วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการจัดการเอกสารของบริษัท

วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการจัดการเอกสารของบริษัท

ในสภาพแวดล้อมสำนักงานที่เร็วมากขึ้นในปัจจุบัน การประหยัดเวลาในเรื่องเอกสารถือเป็นส่วนสำคัญกับความเร็วในการทำงาน การทำเช่นนี้อาจดูเหมือนเป็นงานที่ยากในตอนแรก แต่ด้วยการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่สามารถจัดการได้เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าการทำงานของคุณจะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพตามที่คาดหวังจากลูกค้าของคุณ

 

ข้อกังวลทั่วไปบางข้อที่เจ้าของธุรกิจในพื้นที่การจัดการเอกสารได้แก่ :

1.ดูแลให้องค์กรของตนสามารถใช้แหล่งข้อมูลดิจิตอลได้ดีที่สุด 

2.การลดการพึ่งพาเอกสารแบบกระดาษขององค์กร

3.ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีโปรโตคอลที่ดีในการจัดการ แจกจ่ายและเก็บเอกสารดิจิทัลและ/หรือไฟล์

4.ลดเวลาและทรัพยากรที่ใช้ไปกับการดำเนินงานเหล่านี้เพื่อให้สามารถจัดสรรให้กับการดำเนินงานหลักขององค์กรของคุณได้อย่างเหมาะสม

 

นี่คือวิธีที่องค์กรสามารถปรับปรุงการจัดการเอกสารของตนได้

1. สร้างระบบมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารและตั้งชื่อไฟล์ ถ้าบุคคลภายในองค์กรของคุณมีการแปลงไฟล์ด้วยตัวเอง การสร้างระบบทั่วไปสำหรับการตั้งชื่อของไฟล์ที่ส่งออกนั้นก็จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ก่อนอื่นคุณต้องแน่ใจว่าทุกคนจะรู้ว่าไฟล์ที่ระบุควรไปที่ใด เพื่อให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าอื่น ๆ สามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น สำหรับเอกสารภายใน ทางออกที่ดีที่สุดคือการแยกออกจากใบแจ้งหนี้ ลีดและเอกสารอื่น ๆ ตามประเภทลงในโฟลเดอร์ของตัวเอง

 

2. หากบริษัทของคุณมีความต้องการในการแปลงอย่างต่อเนื่อง ให้ตรวจสอบว่าโซลูชันการแปลงไฟล์แบทช์เป็นวิธีที่เหมาะสมหรือไม่ การแปลงไฟล์แบทช์เป็นกระบวนการแปลงเอกสารหรือไฟล์จำนวนมากพร้อมกันแทนที่จะเป็นแบบทีละไฟล์ นี้เห็นได้ชัดว่าจะมีประโยชน์มากสำหรับบริษัทที่มีความจำเป็นสำหรับการแปลงไฟล์ขนาดใหญ่หรือการแปลงเอกสาร การแปลงไฟล์เป็นแบทช์สามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรขององค์กรของคุณได้มากและเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงการจัดการเอกสารหรือเอกสารข้อมูลภายในของบริษัท

 

3. พิจารณากระบวนการแปลงอัตโนมัติ บริษัทที่ต้องจัดการเอกสารเป็นจำนวนมาก (อุตสาหกรรมการเงินอุตสาหกรรมการแพทย์ ฯลฯ ) บางครั้งอาจต้องใช้การแปลงไฟล์อัตโนมัติอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจได้รับข้อมูลในรูปแบบไฟล์เดียวและต้องการให้มีการแปลงเป็นรูปแบบอื่นโดยอัตโนมัติ ซึ่งการแปลงไฟล์โดยอัตโนมัติจะมีประโยชน์มากสำหรับงานประเภทนี้ โดยจะเป็นวิธีการปรับปรุงการจัดการเอกสารในสภาพแวดล้อมและการทำงานขององค์กร

 

4. ลดความสับสนโดยการใช้ชนิดไฟล์ที่รักษารูปแบบไว้ในทุกอุปกรณ์และระบบปฏิบัติการ การใช้รูปแบบเช่น PDF มีประโยชน์อย่างมากเมื่อเทียบกับการแชร์เอกสาร Microsoft Word ในขณะที่ทั้งสองมีอยู่ทั่วไปการจัดรูปแบบเอกสารจะถูกเก็บรักษาใน PDF ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ ขนาดหน้าจอและปัจจัยอื่นใดๆ

 

5. หยุดใช้ตัวแปลงไฟล์บนเว็บฟรีสำหรับธุรกิจของคุณ เว็บไซต์แปลงไฟล์สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างแท้จริงสำหรับบุคคลทั่วไปที่บ้าน อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปไม่ควรมีการใช้งานเว็บไซต์เหล่ายนี้ในสภาพแวดล้อมขององค์กร

 

แหล่งที่ : https://www.peernet.com/ways-to-improve-company-document-management

ALL RIGHTS RESERVED © 2016 K&O Systems and Consulting Co., Ltd.

Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร