Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร
Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร

How Digital Documents Help with Record Management

วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการจัดการเอกสารของบริษัท

ในยุคปัจจุบันนี้ ความเร็วในการสื่อสารถือเป็นเรื่องสำคัญในทุกๆระบบการจัดการ ไม่มีใครสามารถใช้งานจากการจดเนื้อหาที่เชื่องช้าและไม่มีประสิทธิภาพได้ นอกจากนี้ยังต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องของความปลอดภัยของไฟล์เอกสารด้วย เราทุกคนล้วนต้องการสิ่งที่เหมือนๆกัน สิ่งที่สำคัญที่ต้องดูแล นั่นคือ

 

▪ จัดเก็บไฟล์เอกสารให้เป็นระเบียบสำหรับการใช้งานในระยะสั้นและระยะยาว

▪ กู้ไฟล์เอกสารได้ง่ายและรวดเร็วตามที่เราต้องการ

▪ จำกัดการเข้าถึงให้แค่เฉพาะบางคนเท่านั้น

▪ ควรมีไฟล์สำรองไว้เสมอ เพื่อป้องกันไฟล์เสียหาย

 

ไฟล์เอกสารอิเล็กโทรนิกส์และระบบบันทึกเสียงหรือ EDRMS เป็นระบบปฏิบัติการที่ถูกสร้างมาเพื่อให้คุณสามารถสร้าง จัดการ ใช้ จัดเก็บ และนำข้อมูลหรือเสียงบันทึกมาใช้ได้ EDRMS เป็นได้ทั้งระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยว และยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับระบบอื่นๆได้อีกด้วย

 

การมีไฟล์เอกสารดิจิตอลและการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบระเบียบ จะช่วยให้เราสามารถกู้คืนข้อมูลที่เสียไปได้ง่ายและรวดเร็ว ทั้งยังสามารถควบคุมจัดการไฟล์เอกสารได้อย่างที่เราต้องการ และเนื่องจากปัจจุบันนี้ได้มีการใช้ไฟล์เอกสารดิจิตอลกันอย่างแพร่หลาย แต่โดยทั่วไปแล้วจะต้องมีการจดบันทึกงานไว้ในเอกสารที่เป็นกระดาษแยกอีกต่างหาก เพื่อจัดเก็บและป้องกันความเสียหายต่างๆที่สามารถเกิดขึ้นได้ในระบบดิจิตอล

 

และนี่เป็นข้อดีของการจัดการโดยใช้ไฟล์เอกสารดิจิตอล:

 

a) เก็บง่าย: ไฟล์เอกสารสามารถแสกนและถูกจัดเก็บเข้าไปอยู่ในคลังข้อมูลส่วนกลาง มีการจัดการระบบต่างๆอัตโนมัติ เป็นการลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษลงได้ (เก็บในชั้น, ตู้เก็บของ, กล่อง, ห้อง และอื่นๆ)

 

b) เข้าถึงง่าย: เนื่องจากไฟล์เอกสารดิจิตอลถูกจัดเก็บอยู่ในระบบของส่วนกลางเรียบร้อยแล้ว จึงง่ายต่อการเข้าถึงไฟล์นั้นๆ และช่วยให้กู้คืนข้อมูลต่างๆได้ตลอดเวลา

 

c) เข้าถึงไฟล์จากที่ไหนก็ได้: หากจัดเก็บเอกสารดิจิตอลไว้บน Cloud จะช่วยให้เราสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากที่ไหนก็ได้ (เฉพาะคนที่มีสิทธ์เข้าถึงเท่านั้น) โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต

 

d) ประหยัดเวลา: การค้นหาไฟล์ตามตู้เก็บเอกสารนั้นกลายเป็นเรื่องในอดีตไปแล้ว ในระบบการจัดการเอกสารแบบดิจิตอล เราสามารถค้นหาคำในเนื้อหานั้นๆได้ ผ่านทางการคีย์คำนั้นลงในช่องค้นหา

 

e) สามารถเข้าถึงได้หลายคน: ผู้ใช้หลายคนสามารถดูหรือใช้เอกสารไฟล์เดียวกันได้จากหลายๆสถานที่

 

f) พัฒนาระบบการบริการลูกค้า: การใช้ระบบการจัดการเอกสารแบบดิจิตอล ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ทำให้สามารถบริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

 

g) ปลอดภัย: ไฟล์เอกสารดิจิตอลจะถูกจัดเก็บอยู่ในที่ที่มีความปลอดภัยสูง และจะมีแค่ผู้ใช้เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ ซึ่งทำให้เห็นว่ามีความปลอดภัยสูงกว่าไฟล์เอกสารแบบกระดาษ ที่พบว่ามีปัญหาการสูญหาย หรือไม่ได้อยู่กับเจ้าของที่แท้จริงอยู่บ่อยครั้ง

 

h) ประหยัดเงิน: ไฟล์เอกสารแบบนี้จะมีราคาถูกกว่าแบบกระดาษ เพราะไม่ต้องเปลืองหมึกหรืออุปกรณ์ต่างๆในการปริ้น และยังสามารถหาที่จัดเก็บและจัดการได้ง่ายกว่า ซึ่งเป็นการลดการใช้แรงงานคนและช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้เป็นอย่างดี

 

i) สามารถกู้คืนได้หากพบว่าไฟล์มีความเสียหาย: ในกรณีที่มีปัญหา อาจจะเกิดจากอุบัติเหตุหรือเกิดจากการทำพลาดก็แล้วแต่ จะสามารถกู้คืนไฟล์เอกสารต่างๆกลับมาได้ง่ายและรวดเร็วกว่าแบบกระดาษ และหากได้มีการจัดเก็บไฟล์งานไว้ที่ Cloud งานของคุณจะถูกจัดเก็บอยู่ในนั้นตลอดไม่ต้องห่วงเรื่องความเสียหายใดๆ

 

j) ส่งไฟล์ได้ง่ายๆ: การส่งไฟล์เอกสารข้ามบริษัทหรือส่งไปที่อื่นๆหลายที่ จะสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วกว่าการส่งไฟล์เอกสารกระดาษ

 

แหล่งที่มา:

http://sarangsoft.com/blog/importance-of-digitizing-paper-documents

http://www.naa.gov.au/information-management/managing-information-and-records/systems/EDRMS/index.aspx 

ALL RIGHTS RESERVED © 2016 K&O Systems and Consulting Co., Ltd.

Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร