Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร
Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร

อนาคตของระบบการจัดการการบันทึก

วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการจัดการเอกสารของบริษัท

"ออฟฟิศที่ไร้กระดาษ" เป็นคำที่มีมาไม่กี่ปี ซึ่งขณะนี้การทำงานอย่างเป็นทางการจำนวนมากเป็นแบบออนไลน์มากกว่าการใช้กระดาษ แต่ก็มีพื้นที่มากมายที่ใช้เอกสารกระดาษอยู่ทุกวันและจะยังดำเนินต่อไปในอนาคตอันใกล้นี้

 

แท็กในเอกสารดิจิทัล

หนึ่งในจุดสำคัญเกี่ยวกับการจัดการบันทึกคือการทำเครื่องหมายบันทึก/เอกสารที่ทำให้สามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง ในกรณีของบันทึก/เอกสารที่เป็นกระดาษ การติดแท็กจะกระทำโดยใช้เครื่องหมาย/แท็บสีบางอย่าง (การเข้ารหัสสี) รวมทั้งวางในสถานที่เฉพาะ (กล่อง, ชั้นวาง, ตู้, ห้อง ฯลฯ ) ซึ่งสามารถทำเครื่องหมาย/ติดแท็กให้เหมาะสมได้ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยในการค้นหาเอกสารในภายหลัง แต่ก็ยังคงเป็นกระบวนการประมวลผลด้วยมือที่ต้องใช้เวลา ส่วนเอกสารที่เป็นดิจิทัลสามารถใส่เครื่องหมายดิจิทัลหรือ "แท็ก" ลงในเอกสารใดก็ได้ เพื่อให้การค้นหาด้วย "แท็ก" ช่วยในการค้นหาบันทึกดิจิทัลในภายหลัง

 

แท็กหรือเมทาดาทา เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูล ซึ่งเกี่ยวข้องกับเอกสาร (ข้อมูลหลัก) เพื่อใช้อธิบายเอกสาร เช่น ชนิด, วัตถุประสงค์, วันที่และ/หรือเวลา, บุคคล, สถานที่ ฯลฯ ในกรณีบันทึกที่เป็นกระดาษ "รหัสสี" ก็ถือเป็นเมทาดาทาเช่นกัน ในกรณีเอกสารดิจิทัล เอกสารแต่ละฉบับสามารถทำเครื่องหมายหรือติดแท็กด้วยคำอธิบายหรือแอตทริบิวต์ที่เหมาะสมได้ ซึ่งหลังจากนั้นสามารถค้นหาเอกสารได้โดยใช้แท็กอย่างน้อยหนึ่งแท็ก (เช่นเดียวกับที่ใช้ในการค้นหาเว็บทั่วไป) เพื่อระบุเอกสารที่ต้องการหรืออย่างน้อยก็ระบุให้แคบลง ทำให้การเรียกดูเอกสารมีความรวดเร็ว, ถูกต้อง, และมีประสิทธิภาพ

 

การแปลงไฟล์ภาพให้เป็นไฟล์เอกสาร (OCR)

การติดแท็กเอกสารแต่ละฉบับแน่นอนว่าเป็นการเพิ่มภาระงาน แต่เป็นการใช้เวลาล่วงหน้าเพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ในภายหลังทุกครั้งที่มีการใช้งานเอกสาร เช่นเดียวกับ "การเข้ารหัสสี" ในเอกสารที่เป็นกระดาษ ในกรณีของการจัดการบันทึกข้อมูลดิจิทัล การติดแท็กทุกเอกสารด้วยแท็กที่เหมาะสมดูเหมือนจะใช้เวลานานโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีเอกสารเก่าจำนวนมากที่จะต้องถูกแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลเพื่อให้กระบวนการทำงานได้ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีได้ค้นพบวิธีแก้ปัญหาในรูปแบบการแปลงไฟล์ภาพให้เป็นเอกสาร (OCR) ซึ่งตรวจจับข้อความจากรูปภาพ (เอกสารที่สแกนแล้ว) และกรองข้อมูลเพื่อไว้ใช้งานต่อไป การใช้ OCR ในการปรับเปลี่ยนเอกสารให้เป็นดิจิทัลทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและเพิ่มความเร็วในการติดแท็กอย่างน้อยที่สุดก็ในขั้นตอนแรก เพื่อย้ายเอกสารกระดาษจำนวนมากที่มีอยู่ไปเป็นรูปแบบดิจิทัลโดยไม่จำเป็นต้องติดแท็กทุกเอกสารซึ่งต้องใช้เวลามากขึ้น

 

อนาคตของระบบการจัดการการบันทึก

วิธีการในการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลในตลาดนั้นมีมากมาย โดยบางส่วนค่อนข้างยุ่งยาก, ซับซ้อนและมีราคาแพง ส่วนบางส่วนมีความเรียบง่ายและมีจำกัด เทคโนโลยีใหม่ๆโดยเฉพาะอย่างยิ่ง "คลาวด์" จะช่วยลดการพึ่งพาเอกสารได้ดี โดยในยุคอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันไม่ควรที่จะพึ่งพาระบบการจัดการเอกสารแบบกระดาษที่ช้าและไม่มีประสิทธิภาพ การทำเอกสารดิจิทัลเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เพื่อลดปัญหานี้เนื่องจากอนาคตของเรานั้นเป็นดิจิทัลอย่างแน่นอน

 

แหล่งที่มา : http://sarangsoft.com/blog/importance-of-digitizing-paper-documents

ALL RIGHTS RESERVED © 2016 K&O Systems and Consulting Co., Ltd.

Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร