Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร
Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับเมื่อเปลี่ยนเอกสารเกี่ยวกับพนักงานทั้งหมดในบริษัทให้เป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

ประโยชน์ที่คุณจะได้รับเมื่อเปลี่ยนเอกสารเกี่ยวกับพนักงานทั้งหมดในบริษัทให้เป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัล​

เนื่องจากเราได้เข้าใกล้ยุคดิจิทัลที่เอกสารจะอยู่ในรูปแบบไฟล์ทั้งหมด ผู้จัดการฝ่ายบุคคลหลายท่านก็อาจจะสงสัยว่ามันจะสามารถทำได้อย่างยั่งยืนรึเปล่า แล้วเอกสารของพนักงานบางคนไม่ต้องเก็บไว้เป็นกระดาษแบบเดิมรึ? ลองพิจารณาคำถามนี้ จากมุมมองทั้งสาม และสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับบริษัทของคุณจากการเปลี่ยนเอกสารจากแบบกระดาษมาเป็นไฟล์ดิจิทัล

 

1.ความสะดวก และความมีประสิทธิภาพ

มีคำถามว่าการนำระบบการจัดการเอกสารแบบกระดาษออกไป จะส่งผลให้ความสะดวก และประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นจริงรึเปล่า และนี่เป็นประโยชน์บางอย่างจากการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวพนักงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

 

•  มันช่วยประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล ระบบการจัดการเอกสารแบบกระดาษต้องใช้พื้นที่มากในการจัดเก็บ โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องเก็บเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บ แม้ว่าพนักงานคนนั้นจะไม่ได้ทำงานที่บริษัทอีกต่อไปแล้วก็ตาม

•  การลดเอกสารแบบกระดาษลง ถือเป็นสัญลักษณ์แห่งความมุ่งมั่นขององค์กรในการสร้างแนวทางปฏิบัติที่ยั่งยืน

•  หลังจากการลงทุนครั้งแรกเพื่อเปลี่ยนระบบใหม่ ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารในระยะยาวจะลดลง

•  มีความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสารต่ำกว่า โดยเฉพาะเมื่อไฟล์สามารถจัดเก็บไว้ได้ในหลายที่

•  ไฟล์เอกสารสามารถนำมาจัดเก็บรวมกันได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าเอกสารจะถูกจัดทำในสถานที่ที่ต่างกันก็ตาม สิ่งนี้จะช่วยลดสิ่งที่ไม่จำเป็น และทำให้การจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับพนักงานง่ายขึ้น

 

2.ข้อควรคำนึงด้านกฎหมาย

ตราบใดที่เอกสารสำคัญสามารถจัดทำ และปริ้นท์ออกมายามที่ต้องการใช้งานได้ มันก็ไม่มีเหตุผลอะไรที่จะต้องจัดเก็บเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษไว้อีกต่อไป

 

•  สิ่งสำคัญ คือ เอกสารบางอย่างมีการประทับตราวันเวลาที่บ่งบอกถึงวันที่จัดทำเอกสารนั้นขึ้น และนั่นทำให้วันที่จัดทำไม่สามารถแก้ไขได้ในอนาคต นายจ้างควรคำนึงถึงเรื่องนี้ด้วย

•  นายจ้างต้องคำนึงถึงข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับเอกสารและฐานข้อมูล ในตอนที่จะสร้างระบบอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ๆ

•  รูปแบบที่ใช้ในการจัดเก็บไฟล์ควรต้องรักษาความสมบูรณ์ และความถูกต้องของเอกสารไว้ด้วย มันควรต้องไม่มีวิธีการปลอมแปลงเอกสารได้ง่ายๆ

•  ในบางกรณี นายจ้างอาจยังต้องการเอกสารในรูปแบบกระดาษอยู่ เผื่อพนักงานบางคนที่ไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารในรูปแบบไฟล์

 

3.ข้อพิจารณาด้านการใช้งานจริง

นายจ้างหลายคนพบว่าการเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มาก แน่นอนว่ามันก็ไม่ได้ราบรื่นอะไรขนาดนั้น แต่ระบบแบบนี้สามารถดำเนินการ และคงไว้ซึ่งประสิทธิภาพได้ในระยะยาว เมื่อมันถูกคิดไตร่ตรองวางระบบมาล่วงหน้าแล้ว นี่คือข้อพิจารณาด้านการใช้งานจริงอื่นๆ เมื่อมีการดำเนินการจัดการไฟล์เอกสารเกี่ยวกับพนักงานในรูปแบบดิจิทัล

 

•  ควรต้องมีระบบ backup ข้อมูลไว้ในหลายๆ ที่ เพื่อที่จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ตลอดเวลา แม้กระทั่งในสถานการณ์ฉุกเฉิน หรือตอนที่ไฟดับ

•  ระบบต้องได้รับการป้องกันที่เพียงพอ เพื่อให้แน่ใจว่าระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงานจะปลอดภัย และเป็นความลับของบริษัท

•  ระบบต้องจำกัดการเข้าถึง เช่น การใส่รหัสป้องกันต้องชัดเจนว่าใครมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ได้บ้าง รวมไปถึงการทำให้แน่ใจว่าไฟล์บางไฟล์ถูกเก็บแยกต่างหากตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัท

 

 

ที่มา: http://hrdailyadvisor.blr.com/2015/01/27/can-an-electronic-system-replace-paper-employee-files

 

ALL RIGHTS RESERVED © 2016 K&O Systems and Consulting Co., Ltd.

Q-Doc บริการการสแกนเอกสารครบวงจร